Nieuws

 

Robots zijn ineens volwassen. Althans, zo komt het op mij over. Net als iedereen denk ik bij robots aan gestroomlijnde mensachtige machines. Toch is het niet dat soort robots die aan een stille opmars hebben gewerkt in de afgelopen jaren. Het zijn de software robots. De technologie die dat mogelijk maakt heet 'robotic process automation' (RPA).

RPA is het beste te beschrijven als software die andere software aanstuurt. De truuk daarbij is dat de softbot alle menselijke handelingen, zoals klikken, tekst invoeren en documenten up- en downloaden kan nabootsen. Dus geen ingewikkelde ICT-koppelingen of systeemprocessen inrichten, gewoon de opnameknop aanzetten, het proces voordoen en daarna zo vaak als je wilt afspelen.

Het klinkt eenvoudig, maar dat is het ook. Iedereen kan het. Zelfs ik. Ik heb er de afgelopen maanden mee gewerkt en ben verbijsterd over het gemak waarmee het lukt om zelf procesrobotjes te bouwen die het klik-intensieve, herhaalbare werk van me overnamen. Procesautomatisering voor de gewone man, dus.

(Uiteraard is het ook mogelijk om op meer technische wijze te koppelen met systemen, maar dat is iets voor een ander blog.)

Als je daar mee bezig bent, zie je ook steeds meer toepassingen. En dat brengt me op de overheid. Daar bestaat het werk van een vakspecialist niet zelden voor tachtig procent uit administratieve handelingen. Dossiers in meerdere systemen bijhouden, zaken aanmaken, brieven schrijven, uren invoeren, gespreksverslagen opstellen, etc. Veel van dat werk is standaard en 'hoort er nu eenmaal bij'. Alle digitaliseringsinspanning ten spijt, is de administratieve last in de afgelopen decennia voor de gemiddelde overheidsfunctionaris niet afgenomen. In tegendeel...

De toepassingen liggen dus voor de hand: een koppelrobot die helpt om dossierinformatie in verschillende systemen synchroon te houden (geen StUF koppelingen meer, yay!), een indiensttredingsrobot die helpt om alle administratieve- en systeemhandelingen uit te voeren die komen kijken bij een nieuwe medewerker, een zaakrobot de postmedewerkers helpt om binnenkomende PDF formulieren uit de mail te strippen, het soort aanvraag te herkennen en die de diverse processen alvast start in de benodigde systemen. En mijn favoriet: een dossierrobot die helpt om achterstanden weg te werken op de archiefafdeling (Voor meer achtergrond, download onze whitepaper over dit onderwerp.)

In de gesprekken die ik over RPA in gemeenten voer, is het enthousiasme groot over de mogelijkheden (zij het met aandacht voor werkgelegenheid en privacy, maar ook dat is iets voor een andere blog). En wat vindt men dan het mooiste? Meer ruimte om zich bezig te houden met de leuke, vakinhoudelijke onderdelen van hun werk. Een vergunningsverlener die vergunningen verleent, een KCC medewerker die klanten te woord staat en een WMO-consulent die cliënten helpt. Gekkigheid!

Het mag duidelijk zijn, ík ben enthousiast. En veel vakspecialisten om mij heen ook. De komende periode gaat MvR diverse pilots doen om aan te tonen dat software robots een nuttige aanvulling zijn in het gereedschapskistje van ambtenaren. Of, zoals onze onofficiële slogan wordt: naast elke ambtenaar een robot!

Robert Mekking

PS. Heb je zelf een leuke pilot in gedachten? Stuur me even een berichtje.