Nieuws

Met behulp van robotisering kunnen bij veel overheidsorganisaties processen worden versneld en verbeterd. Door een virtuele assistent in te zetten worden medewerkers ontzorgd bij administratieve taken. Onze vorige blog ging over welke verschillende processen en situaties geschikt zijn om RPA (Robotic Process Automation) in te zetten. Wanneer er kansen en mogelijkheden zijn, welke opeenvolgende stappen kun je dan vervolgens nemen om RPA een plek te geven binnen de organisatie?

Vrijwel altijd wordt met ‘nieuwe’ technieken zoals RPA klein begonnen en van daaruit doorontwikkeld op basis van ervaringen en behoeftes. Een organisatie maakt vaak als eerste kennis met RPA door middel van een PoC (Proof of Concept) of een PoV (Proof of Value). Bij een PoC wordt aangetoond dat (en hoe) de techniek met softbots werkt. Veel organisaties hebben echter niet zozeer behoefte aan een demonstratie van de RPA-techniek alleen, maar willen ze door middel van een PoV ook aangetoond zien dat er in hun situatie daadwerkelijk een businessvalue valt te behalen en dat de robot van toegevoegde waarde is. Bij een PoC of PoV wordt daarom vaak ook een demonstratievideo gemaakt van een werkende softbot. Zo’n video kan helpen om de toepassing van RPA te communiceren richting (andere delen van) de organisatie.

Een volgende stap is om RPA met een pilot-softbot ook daadwerkelijk op kleine schaal (in productie) te gaan toepassen en inzetten. Sommige organisaties beginnen direct met deze stap, voor andere organisaties is het een doorontwikkeling van de softbot uit de PoC/PoV-fase. De softbot wordt gereedgemaakt om te voldoen aan de verschillende eisen vanuit de techniek, business en security. Dit is het punt waarop RPA een duidelijk gedefinieerde positie gaat innemen binnen de technische architectuur van een organisatie.

Hierop volgt een derde fase (stap drie), waarbij RPA wordt ingezet voor meer dan één proces. De ontwikkeling van softbots voor deze processen gaat relatief snel, omdat al aan het grootste gedeelte van de randvoorwaarden is voldaan: één softbot is namelijk al aan het werk. Vanaf drie tot vijf softbots is een soort kantelpunt te zien, waarbij de investering zich duidelijk begint terug te betalen en de organisatie mogelijkheden en voordelen van RPA steeds beter ziet en wil benutten. Nieuwe wensen dienen zich uit verschillende hoeken van de organisatie aan. Dit is ook het punt waarop er behoefte komt aan een duidelijkere strategie over het beheer en de verdere doorontwikkeling van RPA. In hoeverre willen de organisatie zelf de kennis en kunde, die tot nu toe vaak door externe consultants is geleverd, in huis krijgen? Is deze externe kennis niet te gebruiken om eigen medewerkers op te leiden en te plaatsen in een nieuwe rol?

Daarmee komen we aan bij de vierde stap die hier nu tot slot wordt beschreven. Dit is tegelijkertijd de eerste stap van robotisering als structureel onderdeel van een organisatie: het opzetten van een Center of Excellence (CoE). Bij een digivaardige organisatie is het de gebruikersgroep die weet en ziet waar de behoeftes en mogelijkheden voor softbots liggen. Het is belangrijk om de business ook in die rol te laten, maar tegelijkertijd de kennis en kunde met betrekking tot RPA te borgen bij een eigen team dat de softbots ontwerpt, ontwikkelt en beheert. Dit RPA-team is op de hoogte van laatste ontwikkelingen en mogelijkheden op het gebied van robotisering, heeft feeling met de gehele organisatie en weet wensen en behoeftes om te zetten in goede RPA-oplossingen. Externe inhuur wordt ingezet voor de aanvulling van robotiseringskennis en -capaciteit die (nog) niet aanwezig is. Een dergelijk centrum is essentieel voor een succesvolle verandering die ook overheidsorganisaties de komende jaren met de opkomst van robotisering en AI (Artificial Intelligence) moeten gaan maken.