Sinds de decentralisatie van 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor jeugdhulp, participatie (werk en inkomen) en ondersteuning en begeleiding van inwoners vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo2015). Om goed in kaart te brengen wat de gevolgen zijn van de (lokale) inzet op de decentralisaties en daarop te kunnen sturen hebben gemeenten heldere en gestructureerde informatie nodig.
Zo ook de gemeente Renkum. Deze gemeente heeft MvR Consulting gevraagd om mee te denken over de manier waarop de sturings- en verantwoordingsinformatie uit het Sociaal Domein overzichtelijk en systematisch vergaard en gepresenteerd kan worden aan de organisatie en gemeenteraad. Voorwaarde hierbij is dat de invulling van datagestuurd werken past bij gemeente Renkum.
Tellen en vertellen. Als je duidelijk aan de gemeenteraad kunt presenteren wat de effecten zijn van gevoerd beleid, kan er ook via verantwoordingsinformatie gestuurd en bijgestuurd worden. Mevrouw H.J. van den Berg - van Zijl, wethouder van Renkum - een gemeente met zes kernen en 33.000 inwoners - beheert de portefeuille waarin vooral het sociaal domein, zoals Wmo, gezondheidszorg, mantelzorg en vrijwilligersbeleid, welzijn en jeugdhulp, een plek heeft. Door de decentralisatie van 2015 is sturing en verantwoording op het gebied van het sociaal domein essentieel. Het betreft immers een omvangrijk takenpakket waarop een bezuinigingsopdracht vanuit het rijk rust waarbij de verantwoordingsdata de basis vormt voor sturen en bijsturen.
Masterplan en Grip op Sociaal Domein
Binnen de gemeenteraad van Renkum is het ‘Masterplan 2020 - sociaal domein - van kader naar praktijk’ gepresenteerd waarin te bereiken resultaten en effecten worden benoemd. Voor het versterken van de samenleving is bij voorbeeld ontwikkelcapaciteit vanuit beleid Wmo, Jeugd en participatie nodig. De gemeente faciliteert, stimuleert en ondersteunt waar nodig, ook de inwoners zijn aan zet. Effect is dat de kracht binnen de samenleving voor zaken die de gemeente anders zou oppakken of die niet in beeld waren, versterkt wordt . Dat zorgt voor tevreden inwoners. Of, door de inzet van sport en beweegcoaches, wordt het effect betere gezondheid, meedoen, kwaliteit van leven en vitaliteit bereikt.
“Maar dan is ook direct het spanningsveld duidelijk”, zegt Van den Berg. “Om inzet en effecten duidelijk te maken moet je data verzamelen. Daarbij gaat het niet alleen om tellen maar ook om vertellen. Cijfers verzameld op bij voorbeeld voorzieningenniveau en die gebruiken om een analyse te kunnen maken over ‘hoe het komt’. Vaak wordt nog op basis van alleen cijfers een beslissing genomen maar essentieel is ook dat een aantal zaken veranderen. Maar dan moet je wel weten waarom!”
Over een raadsmotie ‘Grip op het sociaal domein’, die aansluit op het masterplan, is Van den Berg duidelijk: “Die is vooral gemaakt richting de raad zelf. De motie ondersteunt ofwel zorgt ervoor dat er inkadering is van het ‘tel en vertel’ idee; het zorgt ervoor dat met de raad afspraken gemaakt worden over tellen en vertellen op basis van data/informatie en de manier waarop wordt gerapporteerd.”
Meten en weten in Sociaal Domein
“Een doelstelling is bij voorbeeld dat je de zelfredzaamheid van de inwoners van de gemeente wilt verhogen”, zegt Pieter Bas Becking, Manager Sociaal Domein bij de gemeente Renkum. “Maar hoe meet je dat en hoe weet je welke informatie je daarvoor in moet zetten… Wij willen vooral dat we ons binnen de organisatie meer bewust worden van kwantitatieve gegevens en welke effecten bereikt kunnen worden door die op de juiste manier te interpreteren.” Hij concludeert dat “we vooral op input sturen, maar er is eigenlijk nog geen gesystematiseerd sturingsmechanisme ingericht op basis van data die (mogelijk) beschikbaar is die ons laat zien in hoeverre ons beleid in de praktijk ook succesvol is.”
De samenwerking met MvR Consulting houdt in dat de gemeente Renkum MvR inzet om binnen de organisatie bewuster aan de slag te gaan met het gebruik van stuurinformatie. Welke informatie, waar en hoe beschikbaar is voor rapportage en analyse. Veel informatie is gefragmenteerd op verschillende plekken aanwezig, maar is nog te weinig centraal geregeld. Juist daar ligt een sterke behoefte: het samenbrengen en ontsluiten van informatie op een logische en gestructureerde manier.
Becking: “Bronnen zijn verspreid binnen de eigen systemen van de gemeente maar ook extern zoals CBS-gegevens. Relevante informatie moet je dus zoeken en slim combineren om de effecten van beleid in beeld te kunnen brengen en op basis van analyse naar de toekomst te kunnen doorvertalen. Daarbij gaat het dus niet alleen om aantallen. Binnen het sociaal domein is het bijvoorbeeld eenvoudig meetbaar als er minder uitkeringen zijn – dat is relatief gemakkelijk te verkrijgen informatie, maar we willen ook weten waarom dat zo is en in hoeverre ons beleid daaraan bijgedragen heeft. En om de samenleving te versterken..: hoe meet je participatie, zelfredzaamheid of eenzaamheid? En wat is dan de samenhang tussen de aantallen en effecten? Door de juiste gegevens ofwel relevante informatie – samen met MvR te bepalen – hopen we dat als gemeente te bereiken.” Volgens Becking is dat een uitdaging voor elke gemeente. “Er zijn geen voorbeelden voor ‘copy/paste’.”
Sturen op effecten
MvR is in Renkum, via een agile aanpak, begonnen om sturen op effecten mogelijk te maken. In eerste instantie als een pilot om te kijken hoe de gemeente Renkum vorm kan geven aan datagestuurd werken. De eerste stap was het lezen van interne documentatie, zodat een strategiekaart voor participatie (werk en inkomen) gemaakt kon worden. Een strategiekaart wordt ingezet als middel om de doelen van een gemeente of organisatie meetbaar te maken door ze te vertalen naar Kritische Succes Factoren en Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Daarnaast maakt de strategiekaart inzichtelijk in welke applicaties de data om de KPI’s te meten zich bevindt en hoe die informatie voor gebruik ontsloten kan worden.
Na de ontwikkeling van de strategiekaart is deze voorgelegd aan en besproken met beleidsmedewerkers en coördinatoren, zodat de doelen en KPI’s verder scherp gesteld konden worden. Nadat de strategiekaart naar tevredenheid was vormgegeven, kwam de tweede stap: het op een visueel aantrekkelijke manier presenteren van de verantwoordingsinformatie voor de gemeenteraad. Hiervoor heeft MvR de strategiekaart omgezet in een infographic. Een infographic is een manier om op een overzichtelijke, aantrekkelijke wijze abstracte informatie te presenteren.
“De strategiekaart en het omzetten naar een infographic waren ‘een vingeroefening’ - hoe kunnen we het in onze organisatie aanpakken voor alle aandachtsvelden binnen het Sociaal Domein?”, stelt Becking. “Het leerde ons dat we allereerst moeten werken aan het op orde brengen van basale info. En het verhogen van het bewustzijn bij (beleids)medewerkers dat we echt meer met data moeten doen. Feitelijk werken we dus (nog) niet met strategiekaarten, maar dat kan wel een uitkomst zijn van de bijeenkomst op basis van de raadsmotie ‘Grip op het sociaal domein’.”
Voor MvR is het vervolg tweeledig. Ten eerste het helpen met het ontwikkelen van dashboards in BI- tool Cognos. Ten tweede: het begeleiden van de medewerkers binnen het Sociaal Domein met de omslag naar datagestuurd werken. Hierbij werkt MvR Consulting nauw samen met zowel beleidsmedewerkers van het Sociaal Domein als met de IT-afdeling, zodat de nu gefragmenteerde informatievraag zo accuraat en doelgericht mogelijk kan worden vertaald naar Cognos, opdat de data ook daadwerkelijk inzicht geven en voor analyse bruikbaar zijn.
“We moeten wel aan het begin starten”, concludeert Becking. “Eerst de basale informatie compleet en op orde hebben. Daarna die informatie analyseren en interpreteren. Het sturen op basis van de data kan pas daarna gebeuren!”
