De gemeente Dongen heeft MvR Consulting gevraagd om te helpen bij de invoering van digitaal werken in het VTH domein. Inmiddels is het project succesvol afgerond. Het resultaat? Betere samenwerking, optimale digitale processen en een burger die minder fysiek papierwerk krijgt...

De uitdaging.

Digitalisering binnen het Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) domein is spannend! De invoering van de WABO, de komst van de Wet Basisregistratie Adressen en Gebouwen en de naderende Omgevingswet­­­­ zijn uitdagingen die vragen om digitaal slimme oplossingen. VTH is een domein wat diverse andere domeinen raakt binnen de gemeentelijke organisatie. Daarom is het van groot belang om met deze groep experts voorop te lopen, zodat andere teams meegaan in die flow van verbeteren en digitaliseren.

In het analoge tijdperk met bouwtekeningen, brieven, berekeningen en aantekeningen is het zoeken geblazen. Daarnaast is er informatie nodig vanuit ruimtelijke ordening, moet de BAG-beheerder juiste informatie aanleveren en zal de toezichthouder op pad moeten met de relevante vergunningstukken. Samenwerking is van essentieel belang, zeker in een organisatie waar tijd- en plaat onafhankelijk werken ook steeds meer vorm krijgt.

De gemeente Dongen beseft dat het anders moet. Door de implementatie van Zaakgericht Werken is de urgentie eens te meer naar voren gekomen. De vergunningverleners, toezichthouders en BAG-medewerkers zoeken naar hun oude vertrouwde patronen en door de nieuwe mogelijkheden van het digitale vergunningensysteem zijn deze zoek. Wat hebben we nu eigenlijk van elkaar nodig en hoe moet deze informatie van afdeling A naar afdeling B? Digitaal, efficiënt samenwerken en mogelijk zonder papier en mailtjes is de grootste uitdaging.

De volgende probleemstelling is geformuleerd:

Hoe organiseer je samenwerking in een nieuw digitaal systeem waar mensen nog geen jaar mee werken en waarin (digitale) processen nog niet geborgd zijn?

De Informatiemanager Gemeente Dongen: “Bij dit proces is een goede (snel, digitaal, efficiënt) samenwerking tussen het team Vergunningen en het team Geo-informatie (BAG) van groot belang. Kortom een ideaal proces voor optimalisatie en digitalisering.”

De aanpak

Voor deze uitdaging zijn processen gecombineerd en verweven in een taak-specifieke applicatie waar de afdeling zaakgericht mee werkt. Uitgaande van de VTH processen is er gekeken naar het verlenen van de Omgevingsvergunning en de Opleveringscontrole die plaatsvindt na het verlenen van de vergunning.

Het is vooraf belangrijk om af te stemmen dat de betrokkenen hetzelfde proces doorlopen in het digitale systeem.

Wie hebben we daar bij nodig?

• Een vergunningverlener/plantoetser;
• Een toezichthouder;
• Een BAG-beheerder;
• Een administratief medewerker als spin in het web;
• En een efficiënt en digitaal proces zonder overbodige handelingen en heldere afspraken!

De consultant van MvR Consulting heeft de verschillende disciplines samengebracht in een slim en efficiënt proces waarbij iedereen verantwoordelijk is voor zijn eigen onderdeel. Door het systeem overzichtelijk in te richten en heldere procesafspraken te maken met de betrokken partijen, is er meer grip op de eigen werkvoorraad en worden termijnen beter bewaakt. Zo ontstaat er een volledig digitaal proces van indienen, toetsen, verlenen en tot slot het digitaal versturen van de vergunning.

Het nieuwe systeem en een vernieuwde werkwijze roepen weerstand op. Door samen met de partijen om tafel te gaan, door te luisteren en te investeren in de samenwerking heeft de consultant van MvR Consulting bereikt wat vooraf de ambitie was. Iedereen op dezelfde manier aan het werk en optimale ondersteuning vanuit het digitale systeem. Dit is het resultaat wat samen is gerealiseerd!

Hoe werkt dit in de praktijk?

Meneer X wil een woning bouwen. De omgevingsvergunning wordt aangevraagd via het Omgevingsloket Online (OLO) en wordt door de gemeente in behandeling genomen. Alle benodigde gegevens worden door de administratief medewerker bij de zaak toegevoegd. Door middel van een slim takenproces gaat het proces vloeiend van de ene naar de andere procesverantwoordelijke.

De kunst van het digitaal stroomlijnen van dit proces was het samenbrengen van verschillende disciplines en karakters. De vergunningverlener staat onder hoge tijdsdruk van wettelijke termijnen en de BAG-beheerder is secuur en let op de kleine details. Dat kan botsen.

BAG beheerder Gemeente Dongen: “De processen van Geo-informatie en BAG-beheer, die in analoge vorm al waren verweven met de WABO processen, zijn door de consultant van MvR Consulting vertaald naar een digitaal gestuurde taakoplossing in de vergunningenregistratie. Hierbij moest rekening worden gehouden met de mogelijkheden en onmogelijkheden van de applicatie”

Nadat de bezwaartermijn verstreken en de vergunning verleend is, gaat de toezichthouder aan de slag. Zijn bevindingen registreert hij onder de Opleveringscontrole. Ook hier worden de relevante BAG-momenten vastgelegd in het vergunningensysteem en zijn toezichthouder en BAG-beheerder harmonieus aan het samenwerken.

Deze procesoptimalisaties slagen niet zonder aandacht. Mensen moeten bewust worden van de noodzaak om het beter te doen voor hun klant, de burger. Daarnaast is begeleiding en instructie noodzakelijk. Door hier aandacht aan te besteden en te luisteren, kom je gezamenlijk tot een oplossing.

Teamleider Vergunningen & Handhaving Gemeente Dongen: “De behoefte vanuit de gebruikers is juist geanalyseerd en vertaalt in efficiënte werkprocessen, instructies en documentstructuur. Naast het technisch-inhoudelijke is er door de consultant van MvR Consulting verbinding gemaakt met de menskant waardoor deze methode geslaagd is.”

Wat is het nut voor de gemeente Dongen zelf?

Intern worden er geen mails meer gestuurd tussen de afdelingen, geen papieren formuliertjes gemaakt en iedereen wordt automatisch op de hoogte gebracht van relevante wijzigingen. Daarnaast krijgt de burger waar mogelijk en gewenst zijn beschikking volledig digitaal. Een hoop extra werkzaamheden zijn geëlimineerd, de dossiers zijn volledig en het werk zit erop!

Informatiemanager Gemeente Dongen: “De consultant van MvR Consulting heeft dit proces echt gestroomlijnd. Alle overbodige en analoge stappen zijn er uit door het slim inzetten van beschikbare systemen. Deze optimalisatie stelt ons in staat om het proces snel en digitaal af te handelen, het voorkomt dubbele handelingen, maakt dat de kwaliteit van de BAG registratie hoog is en zorgt voor een goede wisselwerking tussen beide teams.”

Ook interessant ons event Masterclass "Rolo de digitale VTH assistent"