Klantcases

Per 1 september zijn de ambtelijke organisaties van de gemeente IJsselstein en de gemeente Montfoort samengevoegd tot één ambtelijke organisatie: UW Samenwerking. Achter de schermen is hard gewerkt om zaakgericht werken binnen UW Samenwerking mogelijk te maken.

In slechts drie maanden is een complete digitaliseringsslag gemaakt: alle systemen sluiten op elkaar aan, medewerkers zijn opgeleid en er is een zaaksysteem geïntroduceerd: Mozard. Mozard vervangt de oude post- en documentmanagementsystemen van beide gemeenten en daarnaast de intranetten en op termijn de E-loketten. 

Voor inwoners, bedrijven en organisaties verandert er niets, zij kunnen nog steeds bij beide gemeentelijke klantcontactcentra en contactpersonen terecht voor hun vragen en wensen. Vragen en wensen van onze inwoners, organisaties en ondernemers worden vastgelegd als zaak. Zo kan de gemeente de kwaliteit en doorlooptijd bewaken.

Drie factoren voor succes

Er zijn drie factoren die de invoering van het zaakgericht werken tot een succes hebben gemaakt. De eerste is: voer het zaakgericht werken in één keer in en niet geleidelijk. De tweede succesfactor is het niveau van inrichting: begin met een eenvoudig ingericht systeem en laat het meegroeien met de gebruikers. De derde is de organisatiebrede training: alle medewerkers zijn getraind en zijn zich bewust geworden van de verandering in werkwijze die zaakgericht werken met zich meebrengt.  De trainingen zijn verzorgd door MvR & Partners, een onafhankelijk adviesbureau dat gespecialiseerd is in het snel en gemeentebreed invoeren van zaakgericht werken.

In dit project is het gelukt om slechts één systeem neer te zetten waarin beide gemeenten samenwerken. Er wordt gedeeld wat handig is en gescheiden wat nog gescheiden moet blijven. Zo behouden de gemeenten bijvoorbeeld wel de eigen identiteit en content maar kunnen waar nodig werkwijzen worden gedeeld.

Op hetzelfde moment starten

Bijzonder aan de implementatie is de methode die is gevolgd. Op één dag is het nieuwe systeem live gegaan en zijn de oude systemen stilgelegd. Dit vergt een zeer nauwkeurige voorbereiding. Daarnaast is de gehele organisatie op hetzelfde moment gestart met zaakgericht werken. Deze methode is voor de acceptatie van het systeem een succesfactor gebleken. In de komende maanden wordt Mozard met input alle gebruikers verder ontwikkeld. Het systeem groeit mee met de medewerkers die ermee werken. De eerste koplopers in het gebruik komen zelf al met verzoeken tot een gedetailleerdere inrichting van het systeem, zij zijn geïnspireerd geraakt door de mogelijkheden van Mozard.

Technische specificaties van de digitalisering: 

  • Aanbesteding ‘all-in one’ Front- en Midofficesuite van Mozard;
  • Technische installatie en basisconfiguratie;
  • Koppeling met burgers, bedrijven, SMS,Active Directory (tbv SSO), koppeling sjabloongenerator, kantoorautomatisering, scansoftware, PDFen, websites, DropBox etc.;
  • Aansluiting op DigiD en Ogone;
  • Vullen van de vraag- en antwoordpagina’s en nieuwscontent;
  • Inrichten archieffunctionaliteit (Mozard is NEN 2082 gecertificeerd);
  • Maken webformulieren voor de websites;
  • Configureren van circa 130 zaaktypen: elk proces verloopt nu digitaal en zaakgewijs;
  • Opleiding van alle eindgebruikers, de functioneel beheerders en de technisch beheerders;
  • Daarnaast heeft UW Samenwerking een volledig nieuw intranetportaal binnen hetzelfde systeem.