Klantcases

Digitalisering, snelle technologische ontwikkelingen en veranderende wetgeving zoals de komst van de AVG brengen genoeg uitdagingen met zich mee die grote gevolgen hebben voor de taken, rollen en kennis van DIV-medewerkers. Uitdagingen die ook spelen bij de gemeenten Woerden en Oudewater. Daarbij wilde de gemeente Woerden het aantal inhuurkrachten sterk terugdringenZij vroegen MvR & Partners een visie op te stellen voor team DIV van de toekomst met daarbij een plan van aanpak waarmee zij kunnen inspelen op zowel huidige als toekomstige ontwikkelingen.

Onze aanpak 

We hebben verschillende sessies georganiseerd met medewerkers op operationeel, tactisch en strategisch niveau om in kaart te brengen waar het team DIV over vijf jaar zou moeten staan. Het COPI-model diende hierbij als onderligger waarbij er naar verschillende elementen wordt gekeken om duurzame verandering te bereiken (COPI staat voor Cultuur en Mens, Organisatie en besturing, Processen en standaarden en ICT/Informatievoorziening). 

Het resultaat 

Aan de hand van onderstaande vragen is er een visie opgesteld:

C: Wat is het (functie)profiel van de DIV-professional van de toekomst? Wat behoort tot het takenpakket en welke kennis en vaardigheden zijn er nodig? 

O: Wat is de rol van team DIV in de organisatie en wat is hun relatie met de andere vakteams?

P: Voor welke processen is team DIV verantwoordelijk en welke worden geautomatiseerd en/of uitbesteed?Wat kan team DIV betekenen voor de organisatie omtrent de AVG?

I: Welke technologische ondersteuning en/of voorzieningen zijn nodig om te zorgen dat team DIV de werkzaamheden zo goed mogelijk kan uitvoeren in de toekomst?

Adviseurschap, domeinexpertise, archiefwaardige vakapplicaties, procesautomatisering. Enkele kernwoorden die als handvaten voor de toekomst zullen gaan dienen bij de gemeenten Woerden en Oudewater.

Naast de oplevering van een stip op de horizon, hebben wij ook een plan van aanpak opgesteldZo wordt er stapsgewijs ingezet op de transformatie van centraal beheer van documentaire informatie naar decentraal beheer van domein informatie. Dit betekent dat informatie wordt beheerd en opgeslagen waar het ontstaat, namelijk in de vakapplicaties. Om de verwachte formatiereductie van het team DIV op te vangen,zullen verschillende processen worden geautomatiseerd o.a. door het ontwikkelen van softbotsHiermee bereidt het team zich voor op de toekomst.