Tijdens de Proof of Concept (PoC) hebben we in een week tijd een software robot gemaakt. Deze robot gaat de gemeente Huizen helpen bij het automatisch invoeren van opdrachten aan zorgverleners voor de uitvoering van de sociale voorziening huishoudelijke hulp.
De software robot haalt gegevens uit PinkRoccade CiVision Samenlevingszaken en zoekt het bijbehorende rapport (document) uit het zaaksysteem JOIN. Vervolgens voert de software robot deze gegevens in het regie administratiesysteem (Digitaal Leefplein). Daarin herkent de software robot of het om een bestaande klant gaat of dat er een nieuwe klant aangemaakt moet worden. Vervolgens wordt de voorziening/opdracht toegevoegd. Dit proces herhaalt de robot automatisch totdat alle werkprocessen uit de export verwerkt zijn. Indien de robot niet in staat is om het proces te verwerken, stuurt de robot een uitval bericht naar een e-mailbox. Zodat een ambtenaar deze speciale gevallen kan verwerken.
De PoC was voor alle betrokken partijen een leerzame ervaring. Er zijn verschillende ''lessons learned'' opgedaan over de mogelijke uitdagingen die er (kunnen) zijn met de implementatie van RPA bij een overheidsklant. Daarnaast heeft de gemeente Huizen een indruk gekregen over de mogelijkheden en randvoorwaarden om RPA toe te kunnen passen. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat informatie in het proces op een uniforme wijze wordt vastgelegd. Zo voorkom je zoveel mogelijk uitval in het proces.
Koen Buikema, senior adviseur bedrijfsvoering bij de gemeente Huizen: “De gemeente Huizen wil de volledige ruimte benutten om nieuwe, innovatieve ideeën uit te werken om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en administratieve lasten te verminderen. Uitgangspunt is integraal klantbeeld en de inwoner zo effectief en efficiënt van dienst zijn. Met RPA kan de administratieve lasten worden verminderd waardoor er meer tijd is voor het gesprek met de inwoner en wordt de kwaliteit van de data verbeterd waardoor de consulent direct toegang heeft tot de juiste informatie”
Joost Dorrestijn, Manager Operations bij Coforce: "De samenwerking met de gemeente Huizen is voortvarend geweest en heeft in gezamenlijkheid met MvR Consulting een nieuwe mijlpaal geslagen in het digitaliseringprogramma dat wij vanuit onze expertise rondom Robotic Process Automation bijdragen. Wij dan ook zeer verheugd dat de Gemeente Huizen het voortouw heeft genomen haar processen verder te optimaliseren met toekomstgerichte technologie en daarmee de dienstverlening naar de burger kan versnellen."
Robin Schol, Consultant bij MvR Consulting: "Met de eerste PoC bij de Gemeente Huizen hebben we kunnen aantonen dat RPA een praktische en laagdrempelige oplossing is bij het realiseren van integratie (koppelen) van informatie tussen systemen. RPA is eenvoudig en toepasbaar in de verschillende applicatielandschappen, een ideale digitale assistent om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en administratieve lasten te verminderen.''
Meer weten over deze geslaagde PoC en de resultaten? Neem contact op met Frank Mester van MvR Consulting.
