Klantcases

De gemeente Kampen is medio 2014 live gegaan met Zaakgericht Werken. Het beheer hiervan ligt hoofdzakelijk bij de afdeling DIV. Nu, twee jaar na dato, is helder dat de DIV organisatie verder dient te veranderen om invulling te geven aan dit beheer en aan de ambitie om in de komende jaren verder te digitaliseren.

Kampen vraagt zich af hoe de organisatie er uit zal komen te zien en wat er nodig is om deze verandering mogelijk te maken. Om antwoord te geven op deze vraag is MvR & Partners gevraagd om onderzoek te doen en een organisatieadvies te schrijven.

MvR & Partners heeft veel digitaliseringsprojecten begeleid en is bekend met de veranderingen die daarbij komen kijken. In de organisatie en in het bijzonder bij de professionals die zich bezighouden met het bewaken van de documentaire informatievoorziening. Zeker in de overgangsfase naar digitaal werken, waar de gemeente Kampen op moment van de vraagstelling zat, is deze verandering groot. Tijdens deze fase wordt de aandacht en het werk verdeeld over de bestaande ‘papieren werkelijkheid’, terwijl flankerend daar aan ook de digitale situatie moet worden ingericht. Daar komt bij dat de rest van de organisatie ook nog aan het wennen is en daarbij geholpen moet worden.

Het onderzoek is uitgevoerd door de hoofdvraag op te delen in onderzoeksvragen over ambitie, competentie, capaciteit en context. Geconstateerd is dat in de gemeente Kampen meer gevraagd wordt vanuit ambitie, dan de organisatie momenteel aankan. Het risico op stagnatie van de digitale ontwikkeling en een hoge werkdruk bij de DIV-afdeling is daarmee reëel.  Dit zou inhouden dat de ambitie van de organisatie om in de komende jaren versneld door te digitaliseren niet haalbaar is.

Op basis van de ervaring van MvR & Partners en de gesprekken die met de organisatie zijn gevoerd, is er een advies met analyse, conclusie en aanbevelingen voor doorontwikkeling opgesteld. Het advies is door de opdrachtgever overgenomen en de aanbevelingen worden momenteel ingevoerd met als doel om de digitale ambitie van de gemeente Kampen te realiseren, rekening houdend met beschikbare- en nog te ontwikkelen kennis en capaciteit.