Klantcases

Het proces van één van de kavels van Schuuring is in de loop der jaren enorm complex en uitgebreid geworden en daarom is de vraag ontstaan om dit onder de loep te nemen en hiervoor een aantal verbeterafspraken te maken. MvR & Partners heeft in de rol van facilitator een aantal value stream sessies (vsm sessies) begeleid om van de huidige situatie, naar een optimale- en vervolgens een werkbare gewenste situatie te komen. 

Value stream sessies zijn een LEAN tool die worden gebruikt bij het in kaart brengen van processen. Hierbij wordt op basis van een brown paper in zwembanen (swimminglanes) het volledige proces uitgeschreven. Deze systematiek staat ook wel bekend als de brown paper sessie. Doelstelling voor dit project was om een grote financiële besparing te realiseren.


Aanpak

Een value stream sessie begint met een gedegen voorbereiding. In dit geval is er eerst een stakeholder analyse opgesteld en is onderzocht of er gevoeligheden zijn binnen het proces. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat het inkorten van een proces een fte besparing tot gevolg heeft.
Omdat ook de klant in dit proces een rol speelt, zijn ook zij meegenomen in de voorbereiding van de sessies. Op basis van deze informatie is een plan uitgewerkt om de sessies te organiseren.Vervolgens zijn de stakeholders van het proces uitgenodigd voor de eerste VSM sessie. Omdat zowel Schuuring, als de klant betrokken zijn in dit proces, is de keuze gemaakt om evenveel medewerkers van beide partijen uit te nodigen. Op deze wijze wordt er een veilige omgeving gecreëerd waarin vrijelijk met elkaar gesproken kan worden. Gedurende de sessies heeft de facilitator de sessies afgetrapt en de regie over de agenda en het resultaat aan de groep gelaten. Op deze manier is gedragenheid gecreëerd bij de groep.

Resultaat

Voor dit project zijn uiteindelijk vier VSM sessies georganiseerd. Eén waarbij de huidige situatie in kaart is gebracht, één waarbij de optimale situatie (droom scenario) is geschetst, één waarin een reële gewenste situatie is geschetst en één waarin verbeterafspraken met elkaar zijn gemaakt.
Uit deze sessies zijn uiteindelijk diverse verbeterprojecten voortgekomen. Een voorbeeld van de verbeterprojecten is het simpeler maken van een besturingsprogramma, waardoor een doorlooptijdverkorting per order verwezenlijkt kan worden.