Bij Schuuring vond performance management op verschillende manieren plaats. Elke afdeling hanteerde zijn eigen, vaak zelf ontworpen, dashboards met eigen kpi’s. Ook de manier waarop gestuurd en verbeterd werd, was erg verschillend. Dit had tot gevolg dat soms in verschillende units een oplossing voor een probleem ‘opnieuw’ werd uitgevonden. Naast dat deze manier van werken niet efficiënt was, was het voor de afdelingsmanager lastig om de business line te besturen omdat dashboards en kpi’s niet vergelijkbaar en soms ook onbetrouwbaar waren.

Schuuring vroeg naar standaardisatie van performance management zodat de organisatie zichzelf continu kan verbeteren. Door standaardisatie kan beter samengewerkt worden, waardoor verbeteringsslagen sneller en effectiever doorgevoerd kunnen worden.

Aanpak

Allereerst is aan de hand van een volwassenheidsmodel een nulmeting uitgevoerd, waarna in gesprek met de opdrachtgever de ambitie van Schuuring is geconcretiseerd. Het volwassenheidsmodel stelt aan de hand van zeven kenmerken het niveau van performance management vast binnen de organisatie. Niveaus variëren van ‘ad hoc’ tot ‘volledig ingebed’. Dit model heeft het project veel houvast geboden, omdat per kenmerk acties zijn bepaald om tot het volgende niveau te komen.

In de zes maanden daarna vond een intensieve samenwerking plaats tussen de performance managers per business unit. De samenwerking vond plaats tijdens tweewekelijkse werksessie van een aantal uur. MvR Consulting nam de projectleiding op zich en begeleidde de werksessies. Waar nodig faciliteerde MvR Consulting de samenwerking met de directie van Schuuring en ondersteunende afdelingen. Bijvoorbeeld bij het opstellen van de kpi boom, waarbij de directie van Schuuring het uitgangspunt uitzette door kpi’s op te stellen die gekoppeld zijn aan de strategie van de organisatie.

Het resultaat

Na vier maanden lagen er vier producten; één KPI boom, één rapportagemiddel, vastgestelde rollen en een verbeterproces. De rolbeschrijvingen geven de taken en verantwoordelijkheden weer die gemoeid zijn bij het hanteren van performance managent binnen de organisatie, zoals het ondersteunen bij verbeteringen en het analyseren van data. Het verbeterproces geeft stapsgewijs de handelingen aan die gedaan moeten worden om een verbetering succesvol door te voeren, bijvoorbeeld een intake met een volledige probleemanalyse, een prioritering van de verbeteringen ten opzichte van de in de organisatie beschikbare tijd en capaciteit en evaluatie van de doorgevoerde verbetering.

Na goedkeuring is het team met de implementatie van deze producten gestart. Het resultaat van dit project is dat de business units bruikbare stuurinformatie hebben en dat de afdelingsmanager de prestaties van de verschillende business units kan vergelijken. Daarnaast kunnen de performance managers hun business unit beter ondersteunen in het continu verbeteren, omdat ze beter hun rol kennen en verbeteringen procesmatig kunnen coördineren.

De grootste winst is dat de performance managers niet langer alleen bezig met hun eigen business unit, maar elkaar opzoeken, hun kennis en ervaring delen en een gemeenschappelijke doel nastreven.

Samenwerking, ‘het spreken van één taal’ en ontwikkeling naar een hoger niveau stonden in dit project centraal.