Gemeenten hebben de afgelopen jaren sterk ingezet op digitalisering. Zaakgericht Werken maakt hier een belangrijk onderdeel van uit. Sommige samenwerkingsvormen zoals projectmatig werken, blijken op dit moment in mindere mate aan te sluiten op de onderliggende principes van Zaakgericht Werken. Gemeenten zijn op zoek naar een oplossing om projectmatig werken en andere werkvormen waarin samenwerking een grote rol speelt, volledig digitaal te ondersteunen. Eén van de mogelijkheden is de invoering van Alfresco Share.

Dimpact heeft in het kader van 'niet-zaakgericht werken' een proeftuin gestart om te onderzoeken of Alfresco Share geschikt is als digitale  samenwerkingsomgeving. Het doel van de proeftuin is om tot een basisinrichting te komen die ingezet kon worden als een omgeving voor digitale samenwerken en projectmatig werken. MvR Consulting is gevraagd voor de begeleiding van het opzetten en inrichten van de proeftuin.

Workshops

Om een antwoord te krijgen op de vraag of Alfresco Share zich leent als digitale samenwerkingsomgeving, zijn er een vijftal workshops gegeven waaraan zes gemeenten deelnamen. Zo werd er op een interactieve manier toegewerkt naar het eindresultaat. Tijdens de workshops zijn verschillende thema's behandeld, zoals de functionaliteiten en inrichtingskeuzes van een digitale samenwerkingsomgeving.

Resultaat

Als resultaat heeft MvR Consulting in co-creatie met de Dimpact-gemeenten een vijftal site-ontwerpen opgeleverd van verschillende samenwerkingsvormen:

1. Vrijsamenwerkensite

2. Projectensite

3. Pilot-projectensite

4. Afdelingssite

5. Overlegsite

Deze basisinrichtingen zijn generiek toepasbaar en direct inzetbaar binnen de gemeentelijke organisatie. De proeftuin heeft een antwoord gegeven op welke mogelijkheden er zijn met Alfresco Share en heeft inzichten gegeven hoe gemeenten dit in zouden kunnen zetten. Door middel van de proeftuin hebben de Dimpact-gemeenten een eerste stap gezet richting een digitale samenwerkingsomgeving. Om de proeftuin succesvol af te ronden is er door Dimpact voor haar leden een overdrachtsbijeenkomst georganiseerd om de resultaten te delen binnen de vereniging en de voorbereiding op implementaties te starten.