DUO+ is de ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Diemen, Uithoorn en Ouderkerk aan de Amstel. Als uitvoeringsorganisatie wordt in samenwerking gebouwd aan gemeenschappelijke en generieke voorzieningen voor gemeentelijke uitvoerende taken, waaronder voor het Sociaal domein. Zo ook voor Datagedreven Werken. Hiervoor werd een centrale oplossing gebouwd, waar ook het Sociaal domein op aangesloten zou worden. Vanwege de vertraging hiervan, ging het Sociaal domein zelf op zoek naar een oplossing. Toen dat echter niet het gewenste resultaat opleverde, stagneerden beide oplossingsrichtingen, en werd MvR Consulting gevraagd om advies en deze impasse te doorbreken.

STAGNERENDE ICT

Zoals veel gemeenten koos DUO+ voor een ICT-insteek voor het Datagedreven Werken initiatief. Vanuit de logische strategie dat als het aanbod van data verzorgd zou worden, de vraag naar gebruik van de data en de inrichting ervan vanzelfsprekend zou volgen. Echter, dit soort informatievoorziening zit nog niet in het DNA van zowel leveranciers als gemeenten, koppelingen met leveranciers van werksystemen zijn nog in ontwikkeling, en de risico’s op uitloop van de planning en kwalitatief ondermaats resultaat zijn hiermee aanwezig. Zo ook in het geval van DUO+.

CENTRALE OPLOSSING

Deze oplossing heeft als basis een centrale datawarehouse, waar alle benodigde databronnen aan gekoppeld zouden worden. En een business intelligence applicatie waarmee de daarin beschikbare data gemodelleerd, geanalyseerd en gevisualiseerd kan worden tot rapportages en dashboards. Eerst werd gekoppeld met het financiële systeem, daarna met het P&O-systeem, en vervolgens met het zaaksysteem. Allemaal generieke en centrale systemen voor de DUO+ gemeenten. Het Sociaal domein zou later als vakafdeling aangesloten worden door koppelingen te leggen met de werksystemen als databronnen, en met de medewerkers van het Sociaal domein de managementinformatie centraal te ontwikkelen. Een voordeel van een dergelijke centrale oplossing is het integraal beschikbaar zijn van alle benodigde data, en te komen tot integrale management- en beleidsinformatie vanuit één centrale en complete databron.

DECENTRALE OPLOSSING

Omdat de centrale oplossing vertraging opliep, kozen de Sociaal domeinen van DUO+ gemeenten voor een oplossing, aangeboden door de leverancier van de werkapplicatie van het domein. Deze managementinformatie oplossing als extra schil bovenop de werkapplicatie werd ontwikkeld vanuit de vakkennis van de leverancier en van de klantgemeenten. Hoewel de samenwerking tussen leverancier en gemeenten goed was, vielen de resultaten dusdanig tegen dat ook deze oplossing stagneerde. Een decentrale oplossing als deze levert vaak de data- en domeinkennis noodzakelijk voor bouwen van de gewenste management- en beleidsinformatie.

HYBRIDE OPLOSSING

Een documentanalyse op eisen en wensen voor Datagedreven Werken, gecombineerd met gestructureerde interviews leverden een beslisdocument op voor de stuurgroep. Hierin werden vier scenario’s voorgelegd:
1. 0-Scenario: niets doen, en de trajecten hun natuurlijke koers laten varen
2. Centrale oplossing (en de decentrale oplossing verlaten)
3. Decentrale oplossing (en de centrale oplossing verlaten)
4. Andere oplossing
Door de stuurgroep werd gekozen voor scenario 4, met de opdracht om naar een hybride oplossing van 2 en 3 te zoeken en een plan van aanpak op te stellen voor het vervolg. Hierbij werd MvR Consulting tevens gevraagd om de expertise opgedaan bij andere gemeenten te gebruiken. Met dit plan van aanpak wordt ten tijde van beschrijven van deze casus op directieniveau gezocht naar de benodigde (financiële) middelen.

AANVULLENDE BEHOEFTE: LIJNINITIATIEF MET DATAVAARDIGE MEDEWERKER

Het plan van aanpak resulteerde in een hybride-advies voor de techniek en datakant van Datagedreven Werken. Maar ook werd hierin aandacht gegeven aan de lijnorganisatiekant: de afhankelijkheid van de techniek was in het verleden te cruciaal gebleken en regie op datakwaliteit en sturing informatie werd tijdens de interviews veelvuldig genoemd. Vanuit de expertise van MvR Consulting werd gesignaleerd dat de datavaardigheid qua kennis en houding onvoldoende werd ondersteund. Hiermee ontbrak de medewerker- en menskant van Datagedreven Werken, terwijl deze medewerker het begin- en eindpunt van Datagedreven Werken is. Het advies in het plan van aanpak was om bij de DUO+ gemeenten een initiatief te starten voor de datavaardige medewerker met selfservice en data-kennis/skills als focus.

CONCLUSIE

De afhankelijkheid van de techniek en leveranciers binnen Datagedreven werken frustreerde de belangen van de Sociaal domein praktijk van de DUO+ gemeenten. Door synchroon in te zetten op enerzijds een hybridevorm van de centrale en decentrale oplossing werden de voordelen van beide aanpakken voor de techniek en data gecombineerd. Door anderzijds in te gaan zetten op de datavaardige medewerker komt deze medewerker (opnieuw) in de regie van de data en de sturing. En wordt Datagedreven Werken als concrete totaaloplossing van de organisatie, techniek en data voor DUO+ alsnog gerealiseerd.