Klantcases

De gemeente Kampen werkt sinds juli 2014 zaakgericht met de Atos e-Suite. Er is destijds (juli 2014) gekozen om bijna alle processen generiek in te richten in het nieuwe zaaksysteem.

Dit betekent dat voor de afhandeling van de meeste zaken dezelfde stappen worden genomen en er bijvoorbeeld alleen algemene sjablonen (standaardbrieven) gebruikt worden. Het grote voordeel hiervan is dat er organisatiebreed gemakkelijk kan worden samengewerkt aan dezelfde zaak. Het nadeel hiervan is dat deze standaard stappen niet voor elk proces handig zijn. Het is daarom vaak verstandig om de generieke inrichting door te ontwikkelen.

De gemeente Kampen heeft MvR & Partners gevraagd om deze doorontwikkeling te begeleiden. Deze vraag is ontstaan omdat niet elke medewerker tevreden was met de inrichting en mogelijkheden van de e-Suite. Het doel van de opdracht van MvR & Partners was om het gebruiksgemak en daarmee de tevredenheid onder medewerkers te vergroten. De eerste stap in dit proces was het in kaart brengen van de ontwikkelwensen per team. Deze wensen zijn in gesprekken met vertegenwoordigers van de teams boven tafel gekomen. Na het aanbrengen van een prioritering is MvR in samenwerking met medewerkers uit de gemeente Kampen begonnen met de doorontwikkeling. Dit betekent concreet dat het generieke proces korter en gebruiksvriendelijker is gemaakt en er per team werkafspraken zijn gemaakt met de DIV afdeling. Ook zijn er onder andere per team veelgebruikte brieven gekoppeld aan de verschillende processen en is er uitgebreid aandacht besteed aan de training van medewerkers in het gebruik van de e-Suite. 

Het resultaat van de opdracht is dat de medewerkers van de gemeente Kampen het gebruik van de e-Suite beter waarderen door de concrete stappen die door MvR zijn gezet.